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Ausrichter und Teilnehmer wünschen sich „Das perfekte Meeting“

Top Inhalte, ein reibungsloser Ablauf, glückliche Teilnehmer – diese Punkte tragen zu einem perfekten Meeting bei. Gehen Sie als Veranstalter davon aus, dass Ihre Zielgruppe bereits viele Konferenzen oder Meetings besucht hat. Das bedeutet: Sie haben es mit Teilnehmern zu tun, die wissen, worauf es bei der Organisation einer professionellen Tagung ankommt. Die Ansprüche sind dementsprechend hoch. Aber keine Sorge, wir machen Sie mit den wichtigsten Eckpunkten vertraut, die für eine professionelle Veranstaltungsorganisation stehen.

 

Tipps für Meetings, die positiv in Erinnerung bleiben

 

Den Veranstaltungsort intensiv checken

Achten Sie auch darauf, dass Ihr Meetingraum die richtige Größe hat. Fragen Sie nach, wie flexibel die ausgewählte Location bei der kurzfristigen Aufteilung und Gestaltung des Raumes ist. Vermeiden Sie kleine Gruppen in zu großen Sälen und umgekehrt. In den Häusern der Pullman Hotels können Sie davon ausgehen, dass Rahmenbedingungen wie eine ansprechende und komfortable Einrichtung, ein abwechslungsreiches Speisen- und Getränkeangebot sowie ein angenehmes Raumklima und ein gepflegter Gesamteindruck selbstverständlich sind. Wir laden unsere Kunden dennoch gerne ein, sich ein eigenes Bild von den relevanten Räumen zu machen und auch ein Testessen zu verkosten. Eine Möglichkeit, die Sie bei der Vorbereitung Ihres Meetings wahrnehmen sollten.

 

Sie werden sehen, der Aufwand lohnt sich. Ihre anspruchsvollen Gäste werden sich in einer auf sie abgestimmten Umgebung wohlfühlen. Somit sind die örtlichen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Meeting gegeben. In einem Pullman Hotel finden Sie vielfältige technische Möglichkeiten zur Durchführung Ihres Events vor. Jeder Konferenzraum kann für Sie mit moderner Veranstaltungstechnik ausgestattet werden, darunter Beamer, Leinwand, W-LAN-Anschluss sowie Licht- und Tontechnik. Wichtig ist, dass Sie die Eventmanager vor Ort frühzeitig in Ihre Abläufe und Pläne einbeziehen, damit sich diese im Vorfeld darauf einstellen können und Sie entsprechend unterstützen. Denn nichts ist unangenehmer als Technik, die während eines Meetings oder einer Konferenz versagt oder gar nicht erst zur Verfügung steht.

 

Inhaltlich überzeugen – Erfolge messen

Wer häufig auf Tagungen und Konferenzen geht, der hat hohe Ansprüche an die Inhalte und den Ablauf eines Meetings. Daher lautet die Devise: Kreieren Sie ansprechende Inhalte gebettet in eine logische Struktur, sodass die Besucher einen Nutzen aus dem Meeting ziehen können. Machen Sie sich und Ihr Konzept im positiven Sinne einzigartig und bedenken Sie: Zufriedene Teilnehmer werden wiederkommen. 

 

Verlieren Sie bei der Planung aber keinesfalls Ihre eigenen Ziele aus den Augen: Was möchten Sie mit dem Meeting erreichen? Und wie werden Erfolge messbar gemacht? Letztere Frage bewegt die Branche schon seit Langem und Wissenschaftler haben hilfreiche Ansätze zur Erfolgskontrolle im Veranstaltungsbereich entwickelt. Dabei geht es im Wesentlichen um folgende Fragestellungen:

 

·       Was soll gemessen werden? (Welche Ziele, z. B. Anmeldungen, Weiterempfehlungen)

·       Woran sollen die Ziele gemessen werden? (Welche Messgrößen, z. B. Weiterempfehlungsrate)  

·       Wie soll gemessen werden? (Welches Verfahren, z. B. Befragung)

·       Wann soll gemessen werde? (Zeitliche Reihenfolge festlegen) 

 

Die Auseinandersetzung mit messbarer Erfolgskontrolle lohnt sich, denn derzeit werden immer noch zu viele Events aufgrund subjektiver Meinungen bewertet, z. B. „das Mittagessen hat geschmeckt“, „der Redner war unterhaltsam“. Das ist nicht hilfreich, um sich als Veranstalter weiterzuentwickeln, denn in erster Linie geht es darum, Botschaften an die Teilnehmer zu vermitteln und diese zufriedenzustellen. Eine anschließende Befragung der Teilnehmer ist beispielsweise eine effektive Möglichkeit konstruktives Feedback zu bekommen, um das Veranstaltungsformat inhaltlich sowie organisatorisch zu optimieren.

 

Innovativ planen – Trends identifizieren und umsetzen

Scheuen Sie sich nicht, bei der Planung Ihres Meetings neue und unkonventionelle Wege zu gehen. Identifizieren Sie Trends frühzeitig, indem Sie sich in der Fachpresse informieren, inhaltlich relevante Newsletter abonnieren oder Fachmessen besuchen. So bleiben Sie am Puls der Zeit und bieten Ihren Teilnehmern die nötige Abwechslung bei der Durchführung Ihres Meetings. Nachhaltigkeit und ökologisch verantwortungsvolles Handeln sind zunehmend stark im Bewusstsein unserer Gesellschaft verankert. Ziehen Sie bei der Planung Ihres nächsten Meetings ein „green Meeting“ in Betracht und zeigen Sie Ihren Gästen, dass das Wohl der Umwelt für Sie einen hohen Stellenwert einnimmt. Nutzen Sie für Einladungen und Handouts recycelbares Papier oder vermeiden Sie noch besser unnötige Ausdrucke. Bitten Sie Ihre Gäste außerdem, mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen und stellen Sie ihnen zu diesem Zweck im Vorfeld einen detaillierten Anreiseplan zur Verfügung. So halten Sie den CO2-Ausstoß gering. Alternativ können Sie anerkannte CO2-Kompensationsprojekte nutzen, um Ihren Carbon Footprint auszugleichen.